研究生答辩秘书工作

2016-05

1、  秘书要求

答辩秘书必须是本院教职工或在册的研究生,并且具有相同或相近专业的学术背景。秘书不能由应届毕业生担任。博士答辩秘书不能由硕士或者一年级直博生担任。

 答辩秘书应遵守保密原则,不得向答辩人透漏答辩委员成员等信息。

 

2、  秘书设置

1)    答辩人向教务老师提供答辩秘书的学号/工资号及姓名,由教务添加到秘书库中。

2)    答辩秘书登陆http://sims.pku.edu.cn/sgims/index.jsp#,补全个人信息。路径:北京大学主页-门户-学生综合

3)    答辩人将学生学号、论文信息代码告知秘书,秘书在系统中做绑定。

 

3、  答辩秘书职责

1)    秘书在系统中录入导师评语,一般在答辩前至少2周(5月中旬);

2)    硕士秘书在系统中录入评阅人信息(副高以上职称,至少两位,其中有一位校外专家),打印评阅书,协助论文评阅送审(博士不用)。

3)    答辩审批截止日前,在秘书系统中填写答辩审批表:确认论文评阅人和答辩委员会成员信息,至少答辩前3个工作日整理答辩材料,提交教务办公室答辩审批,领表决票(答辩委员名单对答辩人保密);

4)    答辩前日,提前拟好答辩委员会意见,准备表决票和答辩报告书(2份)。

5)    答辩当日,做好详细的答辩记录(重点记录委员提问与学生回答的内容),并整理、录入系统、打印;

6)    答辩当日,收发表决票、统计表决结果,在系统里录入表决结果;

7)    答辩当日,完成《答辩报告书/决议书》(注意结论为“准予毕业”、“建议授予学位”):答辩评语录入系统、打印,请每位委员签名(一式两份);

8)    6月13日前,整理答辩材料:按照A、B档案上的目录顺序整理(后详)。材料分别用长尾夹夹好,交给教务老师验收。

9)     6月13日前,提交酬金表至方笑天 smallfish774@126.com。在财务部下载《新增校外人员信息导入表》和《发放导入表》,按实际支出填写表格(校内教工和学生只填写《发放导入表》,外请教师还需填写《新增校外人员信息导入表》)。

 

4、论文答辩程序(请在答辩前提前打印,带去答辩会场)

1)  主席宣布答辩委员会名单、主持各项议程

2)  导师介绍该生的学习、科研情况

3)  答辩人报告论文的主要内容

4)  委员提问,答辩人答辩

5)  答辩委员会评议、投票表决(答辩人回避,导师回避)

6)  形成答辩决议书

7)  主席宣布表决结果和答辩委员会决议

8) 各成员在《答辩报告书/决议书》上签名 。

 

5、  博士材料要求

答辩审批时:

1) 博士研究生学籍表(2份):学生需在校内门户中维护详细永久地址等信息,答辩结束后由教务统一放入(包括照片);
2) 博士研究生课程成绩表(2份):答辩结束后由教务统一放入,,答辩时如需要,答辩人自行准备;
3) 博士研究生培养计划(1份);
4) 博士研究生学科综合考试表和记录(1份,附2篇读书报告);
5) 博士学位论文选题报告审核表和记录(1份,附选题报告);
6) 博士研究生学位论文全面审查表(即预答辩)(1份);
    3)-6)已存档文件在教务办公室领取,如之前未提交,需要补齐
7) 研究生在读期间科研和奖励情况统计表(1式2份),并在A材料上附发表论文的刊物封面、目录及论文第1页复印件(不符合学校认可要求的不要放,非期刊类发文还需要图书版权页复印件);
8) 博士学位论文答辩申请书(1式2份):注意内容要求,亲笔签字;
9) 指导教授对博士学位论文的评语(1式2份):注意内容要求,亲笔签字;
10) 博士学位论文评阅书(5份,校外专家不少于2份):教务办公室领取;
11) 论文学术评阅汇总和答辩委员会组成审批表(1份);
12) 硕博连读登记表(2份):硕博连读生提供;
13) 北京大学学位论文原创性声明和使用授权说明(本人、导师签名)(1份);
14) 学位论文(1本),格式符合学校规范,论文侧面写学号、姓名和论文题目。
注意:材料1-13按照学位审批材料封面A、B类整理齐全,长尾夹夹好,放入袋中。确认完毕的材料在材料封面相应的框中打√。提醒答辩人在校内门户上传论文电子版。

 

    答辩以后:

除了答辩审批时报送的1-13项(去除综合考试所附读书报告、选题报告审批表所附选题报告书),还须报送以下材料(按A、B类分别整理):
15) 攻读博士学位研究生学位论文答辩记录(1份,录入系统后打印);
16) 学位论文答辩表决票(1份,粘贴在系统打印的的粘贴页上,已填写学生姓名);
17) 答辩委员会决议书(1式2份皆为原件,录入系统后打印,注意维护结论“准予毕业”、“建议授予学位”,答辩意见不能手写)
18)  本人亲自书写论文摘要,内容应包括:论文题目、院系、学号、姓名、摘要等。誊写稿纸由研究生院提供写,到院系教务老师处领取。

注意:1)匿名评阅人情况表和学位审批表由教务最后放入,此时不用提供。
           2)所有材料亲笔签字,不得代签、打印。若导师评语、答辩记录等等是粘贴上去的,必须加盖骑缝章(教务章)。注意所有表格不要有漏填项目。

           3)根据《博士研究生学位审批材料整理要求》整理全部材料,点击下载

 

6、  硕士材料要求

答辩审批材料按照A、B封面分开整理:
1)硕士研究生学籍表(1式2份):学生需在校内门户中维护详细永久地址等信息,答辩结束后由教务统一放入(包括照片);
2)硕士研究生课程成绩表(1式2份);答辩结束后由教务统一放入;
3)硕士研究生实习报告书:如已存档请在教务办公室领取,如之前未提交,需要补齐;
4)硕士研究生选题报告审核表:如已存档请在教务办公室领取,如之前未提交,需要补齐;
5)指导教师对硕士学位论文的学术评语(1式2份):导师或秘书打印,亲笔签字;
6)硕士学位论文的学术评议书(2份,至少有1位校外专家):秘书打印,亲笔签字;
7)硕士学位论文答辩审批表:秘书打印;
8)硕士学位论文答辩记录(答辩后由答辩秘书录入系统后打印);
9)硕士学位论文答辩表决票(粘贴在系统打印的粘贴页上,不超过一页);
10)硕士学位论文答辩报告书(1式2份,皆为原件,录入信息后由系统打印,注意维护结论“准予毕业”、“建议授予学位”);
11)攻读硕士学位研究生学位审批表(由教务在学位分会后放入)
12)北京大学学位论文原创性声明和使用授权说明
13)科研统计(如有,只需要表格,不需附复印件)
注意:所有材料签字齐全,不得代签、打印。导师评语、答辩记录等如是粘贴上去的,必须加盖骑缝章(教务专用章)。注意所有表格不要有漏填项目。

  附件下载:硕士毕业相关问题(博士可以参考)