2018年博士生毕业操作规程

2018-04

答辩审批时间:6/11,答辩截止时间:6/13,材料提交截止时间:6/14

 

一、 前期工作

学生业务路径为:“北京大学”→“校内门户”→(登录)→“办事大厅”(全部)→“个人业务”→ “研究生院业务”。
导师业务路径为:“北京大学”→“校内门户”→(登录)→
“办事大厅”(全部)→“个人业务”→ “我的学生”。

1、预答辩
即学位论文成果全面审查——4月1日前完成,材料最晚4月2日提交。
博士学位论文预答辩委员会由教授、副教授或相当职称的专家4~7人组成,可以没有校外专家,其中导师为组长。预答辩后根据专家意见修改论文,时间约为一个月。
2、个人信息确认——4月30日前完成
“查询和修改个人基本信息”下,补充“出生地”、“家庭通讯地址(不要写宿舍和学院)”、“家庭邮政编码”信息后,点击“保存”。信息核对无误后,点击左上方“确认毕业信息”按钮。
主要核对内容:学号、姓名、姓名拼音、性别、出生日期、身份证号、专业名称、学制、研究生类别(硕士生/博士生)、入学年月、结束学业年月。其他项目错误没有影响,无需修改。留学生“姓名拼音”一项应与护照上的英文姓名应一致,若不一致,请与留学生办公室(电话:62759922)联系修改。其他学生拼音可以自行修改。
注意:信息的正确性可能影响到研究生的就业和学历认证,请务必核对。
3、论文信息录入——电子照片采集后才能完成
在“维护论文信息”下录入学位论文信息。论文信息提交后不可自行修改,确需修改的,答辩前需提请教务老师进行操作。如果还不最后确定,可以先保存不提交。论文提交后系统会生成论文信息代码,在答辩审批前学生将论文信息代码告诉答辩秘书。注意:1、英文题目翻译准确,大小写规范;2、论文研究方向写自己的研究方向,比如:夏商周考古、博物馆学、文化遗产保护等。
4、设置答辩秘书
答辩人向教务老师提供答辩秘书的学号/工资号及姓名,答辩秘书必须是本院中级或以上职称教职工或在册的博士研究生(一年级直博生除外),并且具有相同或相近专业的学术背景。教务老师设置完毕后,由答辩秘书补全个人信息,并将学生学号、论文信息代码和秘书信息绑定。答辩秘书应遵守保密原则,不得向答辩人透漏答辩委员成员等信息。
5、录入论文发表情况(4月30日前完成)
“科研信息”下录入。博士学位申请人要求在学期间以第一作者身份(或者导师第一作者,本人第二作者)在公开出版的核心期刊发表学术论文两篇(我院认可的学术期刊目录请见网站“博士生培养”部分),各种论文的接收、刊登证明都不符合要求。
特殊情况:论文发表在我院目录以外的书刊上的学术论文,需导师对该论文的学术水平予以评价,并向学位分会提出认可申请。若申请获通过,可抵消一篇核心期刊论文要求。
注意:作者单位必须是北京大学。发文不符合学校要求,也可申请论文答辩,答辩通过可获得毕业证书,两年内论文刊出,可重新申请学位。

 

二、学位论文匿名评审

注意:提交论文前确认已在系统里录科研情况和论文信息;导师已将同意评阅的信件和评阅人建议和回避名单(如有)发给教务,或密封请学生带来。

1、经指导教师同意,方可提交进行论文评阅工作。学生提交匿名评阅论文时,需同时已完成上述各项事务,提交指导教师同意进行匿名评阅的书面意见及论文评阅建议和回避名单(邮件或者手写、打印都可以)。
2、论文评阅要求
博士学位论文除了由导师审阅并写出详细的学术评语外,还必须聘请5~9名与论文有关学科的教授、副教授或相当职称的专家评阅学位论文,其中至少有2名校外专家。论文评阅人应对论文写出详细的学术评语,并对可否组织答辩提出明确的意见。发出去的论文评阅书应全部收回,在全部收回的论文评阅书中,如有一名评阅人持否定意见,应增聘一名位评阅人进行评阅,在全部收回的论文评阅书中如有两名或两名以上评阅人(含增聘评阅人)持否定意见,则该论文不能答辩,本次申请无效。
2、提交论文
在正式答辩前一个半月(4/30日前),向学院教务提交五本用于匿名评阅的论文,论文封面为匿名评阅论文专用封面(编号及通讯地址等信息不用填)。注意英语摘要中不要写作者和导师信息。若有特殊情况,根据通知提交更多论文或电子版论文。
3、选定评阅人
教务老师根据导师提供的名单与分会委员拟定评阅名单,并提交分会主席审定。
4、论文外送和收回:
匿名评阅论文由学院教务和研究生秘书寄送专家评阅(研究生本人不得送、取学位论文及评阅书)。评阅人应在收到学位论文2-3周内就对论文是否可以进行答辩提出明确的意见,并将论文评阅书送(或寄)回研究生所在的院(系、所、中心)的教务办公室。
匿名评阅书收齐后,教务通知答辩秘书领取,秘书将评阅汇总结果录入到http://sims.pku.edu.cn/sgims/login.html中。路径:北大主页-校内门户-学生事务管理-学生综合。

 

三、论文答辩审批
1、论文指导教师登录校内门户,录入、打印指导教师评语(也可由答辩秘书登陆秘书系统操作)。
2、学生在校内门户录入、打印答辩申请书、科研统计表(含发文复印件)等材料,并在校内门户—研究生院业务—提交论文电子版文件。
3、答辩委员组成由导师或教研室主任提出初步名单。博士学位论文答辩委员会由教授、副教授或相当职称(具有博导资格的助理教授)的专家五人或以上组成,指导教师如果参加答辩委员会,答辩委员会至少应由六人组成。答辩委员会应以校内专家为主,并包含至少两位校外专家。答辩委员会主席应是教授或相当职称的专家担任,导师不能担任答辩委员会主席。答辩委员会名单在答辩前不予公开。
4、答辩秘书在学生网中录入答辩委员会名单、答辩时间与地点。如需添加校外专家名单,请将专家信息(姓名、职称、工作单位、性别)邮件发给教务老师(wbxyjw@pku.edu.cn)。该名单答辩审批时需由教务老师在系统中审查,由分会主席确认、审定(评阅专家与答辩委员重复率不多于1/3)。   注意:答辩委员会名单在答辩前不可公开,答辩审批工作必须由秘书完成。
5、学生根据评阅意见修改论文后,在校内门户-研究生院-学位办-提交论文电子版文件(整合成单一pdf文件)上传论文,提交不成功者可发送至chenqiuyuan@pku.edu.cn(建议生成pdf小文件进行压缩)。
6、答辩秘书按照学位审批材料封面顺序打印、整理相关材料,与学位论文一本,在答辩前至少3个工作日,交至教务办公室形式审查,再报送院系研究生负责人和交分会负责人进行答辩审批。
7、答辩秘书在校内门户或邮件查询审批结果,审批未通过需根据审批意见进行补充、整改,如同意组织答辩,在学院教务处领取审批材料及表决票。
8、答辩秘书/导师使用考古文博学院OA系统预借答辩教室。
报批材料(3-6材料与匿名评阅书从教务办公室领取)
1) 博士研究生学籍表(1式2份):教务提供(包括照片),注意需在校内门户补充永久地址等信息;
2) 博士研究生课程成绩表(1式2份):答辩结束后由教务提供,答辩时如需要,答辩人自行准备;
3) 博士研究生培养计划(1份);
4) 博士研究生学科综合考试表和记录(1份,附2篇读书报告);
5) 博士学位论文选题报告审核表和记录(1份,附选题报告);
6) 博士研究生学位论文全面审查表(即预答辩)(1份);
7) 研究生在读期间科研和奖励情况统计表(1式2份),并在A材料上附发表论文的刊物封面、目录及论文第1页复印件(不符合学校认可要求的不要放,非期刊类发文还需要图书版权页复印件);
8) 博士学位论文答辩申请书(1式2份):注意内容要求,亲笔签字;
9) 指导教授对博士学位论文的评语(1式2份):注意内容要求,亲笔签字;
10) 博士学位论文评阅书(5份,校外专家不少于2份,教务提供);
11) 论文学术评阅汇总和答辩委员会组成审批表(1份);
12) 硕博连读登记表(2份):仅硕博连读生需要,从教务办公室领取;
13) 北京大学学位论文原创性声明和使用授权说明(本人、导师签名)(1份);

论文:

1)纸版学位论文(1本),格式符合学校规范,论文侧面写学号、姓名和论文题目。

2)提醒博士生通过校内门户上传论文电子版。提交不成功者建议生成pdf小文件进行压缩。
注意:1. 1)学籍表和2)成绩单将在答辩后由学院教务统一放入。2. 3)-6)已存档文件在教务办公室领取,如之前未提交,需要补齐。3. 材料1-13按照学位审批材料封面A、B类整理齐全,长尾夹夹好,放入袋中。确认完毕的材料在材料封面相应的框中打√。匿名评阅人情况表由教务最后统一放入。

 

四、论文答辩:
1、组织答辩

      博士学位论文答辩委员会由教授、副教授或相当职称的专家5~9人组成,成员的半数以上应当是教授获相当职称专家,其中必须包括至少2位校外专家,整体专家人数以校内专家为主。导师可以参加答辩委员会,但不能担任答辩委员会主席。答辩委员会主席应是教授获相当职称的专家。答辩委员会的组成人员及答辩委员会秘书由导师提出初步名单,经学位评定分委员会主席和主管研究生工作的院长审核。
      答辩秘书按照答辩流程组织学位论文答辩,作好详细记录,向答辩委员会成员分发表决票(发票前填写研究生姓名),并负责监票和统计表决结果。将答辩委员会对学位论文和论文答辩情况的评语及表决结果写入答辩委员会决议书(录入系统再打印)。请答辩委员会全体委员在答辩决议书上签字,并将答辩表决票粘贴在系统打印的粘贴页上以备存档。
2、答辩委员会决议
答辩委员会审查研究生的学位(毕业)论文,就是否同意毕业、是否同意授予硕士学位做出的决议采取不记名投票的方式,经全体成员三分之二以上(含2/3)同意,方得通过(如果答辩委员会由5人组成,同意比例为3/5,低于2/3,则不能通过);并对学位论文和论文答辩情况给出评语,评语不可太简单。博士学位论文答辩不合格者,经答辩委员会再次表决,全体委员三分之二或以上同意,可在半年后两年以内修改论文,重新申请答辩一次。

 

五、各项材料的报送:
(一)答辩后两天内需要提交的材料:
1、电子版论文

在提交学位审批材料前,可在研究生院业务系统中上传修改后的电子版论文对前文覆盖,答辩通过,提交学位审批材料后不可再提交。该论文将用于之后论文抽检所用。
2、学位审批材料
学位论文答辩后,秘书应整理好答辩的全部材料,二天内送学院教务办公室,提交学位评定分委会进行审核,做出是否同意建议授予学位的决议。
除了答辩审批时报送的1-13项(去除综合考试所附读书报告、选题报告审批表所附选题报告书),还须报送以下材料(按A、B类分别整理)
14) 攻读博士学位研究生学位论文答辩记录(1份,录入系统后打印);
15) 学位论文答辩表决票(1份,粘贴在系统打印的的粘贴页上,表决票上有学生姓名,粘贴注意美观);
16) 答辩委员会决议书(1式2份皆为原件,录入系统后打印,注意维护结论“准予毕业”、“建议授予学位”,答辩意见不能手写)
17) 学位审批表(由教务在学位分会后放入);
注意:所有材料亲笔签字,不得代签、打印。若导师评语、答辩记录等等是粘贴上去的,必须加盖骑缝章(教务章)。注意所有表格不要有漏填项目。除了夹住所有材料的长尾夹,请去除所有的钉子、夹子、回形针等。
3、纸版论文
毕业生向教务办公室送交博士论文3本,供院学位分会讨论使用,会后分别由学院资料室和学校图书馆保存。注意:论文最后须有导师姓名和作者本人签名的“北京大学学位论文原创性声明和使用授权说明”页。
论文要求:

(1)纸本学位论文格式要求可参考《北京大学研究生学位论文写作指南》与《博士研究生学位论文格式模板》(见附件);
(2)在纸本论文的书脊上打印论文的题名、答辩年、学号;
          A. 如果题名过长,书脊题名可打印成双列;
          B. 字数较少的 ,可采取单面打印、缩小书脊字体,或加厚装订等方式打印书脊题名;
(3)封面用纸质量要求不低于200克。
(二)离校前需要提交的材料
1、答辩学生将论文提要及参考书目(word版)交送张敏老师处(红五楼5109房间,电话62751669,邮箱:amyharry@163.com)。
2、非涉密学位论文 答辩通过后,在北京大学图书馆主页点击“学位论文提交”,登录系统,进行提交操作(操作方法见附件)。

2018年7月毕业研究生学位论文电子版提交很合截止日期为2018年7月17日。

注意:1)电子版必须和提交到图书馆的纸版论文完全一致2)电子版论文中须包括版权签名页的扫描文件。3)涉密学位论文不提交电子版

 

六、发酬金及经费报销
1、标准
博士生论文评阅费用校外专家350元/人+快递费50元/人,校内专家400元/人(税前)。论文答辩费用同前。校外专家参加答辩,往返路费另加100元。博士生论文答辩秘书100元/人。
2、报销方式
1)论文评阅和答辩费用,一律打卡。
2)答辩前,答辩秘书在财务部下载在财务部下载《新增校外人员信息导入表》和《发放导入表》,按实际支出填写表格(校内教工和学生只填写《发放导入表》,外请教师还需填写《新增校外人员信息导入表》)。
3)答辩时请校外专家在《新增校外人员信息导入表》上填写信息。
4)答辩后将两表的纸版、电子版,答辩秘书学号和名单发给研究生秘书。
5)等候研究生秘书通知领款。
研究生秘书:方笑天 smallfish774@126.com
6)完成以上工作,答辩费用结清后,在研究生秘书处查询可报销额度,再去会计处报销剩余经费(红五楼5113房间)。

 

七、照毕业像
毕业研究生在院规定的时间到红五楼5112借学位服。学校毕业典礼时间为7月11日,毕业生合影一般6-7月进行。

 

附件下载

博士材料整理要求

图书馆电子版学位论文提交流程

匿名评阅论文封面.doc

博士研究生学位论文格式模板.docx

北京大学研究生学位论文写作指南V2.0.pdf

研究生学位申请答辩指南2014.pdf

 

                                                                        北京大学考古文博学院

                                                                           2018年5月